Come il database la rete/archivio o in qualunque modo la chiamiate

Fonte: flickr

Questo non è un post dagli alti contenuti (quando mai ne ho scritti in realtà!); vuole essere più che altro una riflessione operativa, per semplificare il lavoro  quotidiano (la vita è già di per sé così difficile!).

Quanto è importante il database per il nostro lavoro? Se ne parla, se ne discute tanto nei blog, ma non solo.
Il database, nella nostra professione ma in generale nel mondo del lavoro, è il patrimonio di una ONP, strumento vitale per l’organizzazione del lavoro, per la definizione (acquisizione e gestione) di una strategia ad hoc di fundraising, per la corretta gestione di un ufficio stampa…insomma, il database, lo sappiamo bene, muove l’organizzazione e deve vivere, costantemente aggiornato, con noi fundraiser.

Ma come recita il titolo di questa mia riflessione: come il database anche la rete o archivio o in qualunque modo la chiamiate.

Da consulente sono stata ben “addestrata” all’archiviazione..

…puntuale di tutti i documenti: questo processo, se fatto bene, permette di risparmiare tantissimo tempo: innanzitutto perché la regola deve essere: mai partire da un foglio bianco per scrivere un documento o fare una presentazione, ma avere una base sulla quale lavorare, perché solo in questo modo il valore che ci puoi aggiungere può essere davvero reale e realmente utile! Se si perde del tempo a impostare grafici, slide, e testi corollario non solo si lavora di più e male, ma si ruba del tempo prezioso alla ricerca attiva di informazioni necessarie per impostare un lavoro critico, efficace e innovativo, perché frutto di uno studio ragionato, studiato, definito anche sulla base di ricerche che permettono una visione allargata del tema che sto trattando.

Anche nel lavoro di un fundraiser, all’interno di un’organizzazione, l’archiviazione è attività assolutamente non secondaria, da non lasciare a quando si ha un po’ di tempo libero, ma deve diventare un’operazione che si fa di default.
Perché è così importante? Perché ogni organizzazione ha diverse aree e, tendenzialmente ogni area diverse persone che ci lavorano: ognuno deve essere in grado di poter trovare anche i documenti realizzati dagli altri colleghi, sia quelli più nuovi (non sempre tutti sono in ufficio e, se non presenti, non sempre sono contattabili) che, a maggior ragione, quelli più vecchi. Archiviare sul proprio desktop è un po’ come (passatemelo…per cortesia) la parabola dei talenti, di quello che per paura lo nasconde sotto terra…non da frutti, non aiuta, perché non è condiviso.
Se la mia competenza sono gli individui, la gestione dei donatori e, come è giusto che sia, mi viene chiesto ogni tot di analizzare i risultati di raccolta fondi e poi, a fine anno, di fare un consuntivo, il documento che produco, frutto di un lavoro sicuramente enorme, devo poi poterlo ritrovare l’anno successivo per poter fare un confronto su passato e presente, senza dover rifare grafici e ricerche.
E non solo io lo devo ritrovare, ma per esempio: chi mi sostituisce – perché me ne sono andata via o perché sono cresciuta o ho cambiato ruolo – i miei colleghi di un altro settore – anche solo per vedere come impostare un’analisi di risultati e prendere spunto per il loro lavoro.

Insomma, scriviamo blog per condividere, ci incontriamo a convegni, congressi, festival, per conoscerci e condividere….e poi magari non lo facciamo a casa nostra, nella nostra organizzazione, non condividiamo?

Non voglio neanche entrare nel mondo dell’archiviazione (che purtroppo è ancora un mondo)….CARTACEA!

Ah…ovviamente: l’archiviazione deve essere fatta in modo intelligente, con tanto di macrocartelle, cartelle di cartelle, suddivisione per anni. E l’archiviazione deve essere comprensibile a tutti (non archiviare per esempio mail dal titolo “FWD – che genialata!”)….questo vabbè…è OVVIO.

Se il DB è il patrimonio per l’organizzazione, l’archivio lo deve essere per il nostro lavoro quotidiano…questo in sintesi quello che voglio dire.

Mi piacerebbe sinceramente conoscere la realtà della vostra organizzazione…perché magari tutto quello che ho scritto è davvero OVVIO e inutile…please, write write write down your opinion!